Habitualmente, é ao fim de 100 dias que se faz o balanço do que uma nova equipa consegue fazer numa instituição.
Hoje estamos aqui 80 dias depois de termos tomado posse – e com 33 meses à nossa frente para concretizarmos os projectos que defendemos na campanha eleitoral.
Vou falar, genericamente, do estado da Casa da Imprensa. Os meus colegas do Conselho de Administração tratarão, com mais profundidade, das matérias de que se têm ocupado.
Para se perceber o estado da Casa da Imprensa, tem que se começar pelo princípio: pela situação financeira da Casa, que foi revista de uma ponta à outra, nesta fase de transição, por Goulart Machado – e será por ele apresentada, já de seguida, nesta reunião. 

    
 
          15 milhões de incertezas

“Sempre se fez assim”. É uma pequena frase que aparece excessivamente quando queremos apurar as bases de trabalho de muitas das actividades da CI – porque raras vezes se encontram ou a documentação adequada ou, no caso de acordos com terceiros, as actualizações permanentes que requerem.
A título de exemplo, que o Goulart enquadrará melhor a seguir, refira-se o que se tem passado com os activos financeiros da CI.

• Após a recolha de toda a informação que conseguimos encontrar na Casa da Imprensa, ficou claro que os activos financeiros da CI, por tradição desde sempre geridos pelo Montepio Geral, não eram objecto de qualquer contratualização específica entre as duas parte; 
•  Significa isto que, na prática, era o Montepio que geria esses activos – quando nos dava informação, para um simulacro de OK, era sobre as aplicações que ia fazer, não sobre soluções alternativas, devidamente fundamentadas, que permitissem à CI uma escolha. 
•  Para além disso, o Montepio não disponibilizava informação relevante sobre os riscos de crédito da nossa carteira, incluindo obrigações de bancos franceses que deixaram de pagar juros sobre o nosso investimento. 
•  Está fora de todas as regras, incluindo as de bom senso, gerir mais de 15 milhões de euros – essenciais para a vida e os fins da CI – desta forma.  A questão foi levantada numa carta enviada ao PCA do Montepio Geral em tempo útil – de que resultou uma reunião com o Director responsável pela área mutualista do Montepio. 
•  Primeiros resultados dessa reunião, ontem: teremos na próxima semana tudo o que pedimos – análise de risco da nossa carteira, explicações sobre o histórico e a situação actual das nossas aplicações financeiras, uma proposta de contratualização e outra de um modelo operativo, cópias de todos os documentos sobre estas matérias anteriormente assinados pela CI e na posse do Montepio. 
•  O Montepio irá fazer mais: procurar formas de estabelecerem parcerias com os nossos eventos culturais e escolher os interlocutores adequados, dentro desse grupo financeiro, para verem com a CI áreas de colaboração comuns na saúde e na assistência. 
•  Em paralelo, foram estabelecidos contactos com a área de Gestão de Activos da Caixa Geral de Depósitos – a CI não pode tomar decisões sem conhecer melhor o mercado. 
•  Numa reunião na CI, a Caixa propôs-se a, sem custos para a CI,  proceder à avaliação da nossa actual carteira, da composição ao risco, e a enviar-nos uma proposta para aplicação de 3 milhões de euros, ora disponíveis, para se poderem começar a comparar com outras. 
•  O Administrador da Gestão de Activos da Caixa prontificou-se, também, a procurar os interlocutores certos dentro desse Grupo para que a CI possa tratar com eles quer as parcerias em eventos culturais quer os assuntos relativos à saúde e assistência. 
•  A gestão da nossa carteira de investimentos diz respeito a todos e deve ser por nós discutida: os fundos vivem das taxas de juro dessa carteira e o dia-a-dia da casa depende quer das quotas dos associados quer dos rendimentos desses 15 milhões de euros.
   
   
  “Relançar a máquina”

Por razões várias – talvez falta de ideias claras sobre o futuro da CI e ausência de liderança – encontrámos os serviços da Casa em Lisboa numa situação delicada.
Havia – ainda há, mas cada vez menos – problemas no relacionamento entre os funcionários.
Os processamentos administrativos estavam, na prática, parados. Há exemplos:

• A base de dados dos associados, no sistema informático, não funcionava – nem havia grande pressão para que o prestador de serviços informáticos recuperasse dos atrasos;
• Sem base de dados operacional, os novos associados não eram registados e, mais grave ainda, não era possível cobrar quotas;
•  O deve e haver da CI, mesmo os simples balancetes, não se conheciam, porque os dados estavam no papel quando deviam estar no computador – ou por outra razão qualquer que justificasse “contas de merceeiro”;
• No que respeita a outros indicadores de gestão, nada, também. Havia sempre alguém que “tinha isso na cabeça”, mas tirar essas informações das “cabeças”, isso era mais difícil.
• Hoje – aliás, de há algumas semanas para cá – a situação é completamente diferente:
•  Hoje, todos os associados estão numa base de dados; a próxima tarefa, já em curso, é verificar, um a um, se os respectivos dados estão ou não correctos;
•  Hoje, a cobrança das quotas foi retomada: a do segundo trimestre de 2009 foi para o Banco em 17 de Junho passado e a do terceiro trimestre será posta à cobrança na segunda quinzena de Julho.
•  Hoje, estão permanentemente disponíveis, para quem gere a CI, os indicadores relevantes, devidamente actualizados, das nossas actividades: movimento e localização dos associados, folhas de caixa, balancetes, movimentos e situação dos activos financeiros, número de consultas e de credencias para consultas externas e auxiliares de diagnostico.
•  Hoje, podemos fazer uma gestão transparente da CI, podemos prestar contas aos nossos associados, porque “relançámos a máquina”.
   
   
  O primeiro passo na saúde

A nossa maior preocupação quando começámos a rever tudo o que a Casa da Imprensa oferecia nas áreas da Saúde e Assistência foi a de evitar qualquer paragem temporal nos serviços já prestados, em Lisboa e no Porto.
Esse objectivo foi atingido, com a colaboração dos Médicos e da assistente social – mantiveram-se os níveis mensais nas consultas e na passagem de credenciais para serviços clínicos no exterior e decidiu-se o apoio social aos associados que dele carecem.
Nos contactos já tidos com prestadores de serviços de saúde e com farmácias, ficámos com uma ideia mais clara do que devemos fazer para cumprir o nosso programa – e já se conseguiram alguns resultados.
As grandes caminhadas sempre começam com um pequeno passo.
Dispondo já de melhores dados sobre os nossos associados – em que zona postal vivem e como nelas se repartem por faixas etárias – o caminho está aberto para:

• Recentrar os serviços clínicos da CI, em Lisboa e no Porto;
• Tirar o maior partido possível do que o Serviço Nacional de Saúde tem de bom;
• Deixar ao livre arbítrio dos associados a escolha de serviços de saúde mutualistas ou privados com os quais a CI possa estabelecer  protocolos;
• Criar uma “rede de farmácias” onde os nossos associados tenham descontos.

Este é um projecto a 3 anos – essencial para a Casa da Imprensa, mas a 3 anos.
Temos contado com a boa vontade de muita gente – e bem precisamos dela, porque as áreas da Saúde e Assistência, públicas e privadas, estão em permanente evolução.
Este é um projecto a 3 anos – porque, no interesse dos nossos associados, precisamos de encontrar soluções para 5 ou 10 anos, não de encenar um show off qualquer. E isso leva tempo.
 
Relançar o ADN

A CI precisa de reafirmar o seu ADN junto da sociedade portuguesa – com iniciativas e eventos culturais.
Em 16 de Abril passado, encontrámos ideias no ar, mas nada de concreto. Nem projectos em curso nem hipóteses de parcerias e patrocínios.
Tivemos o Prémio Stuart, com o El Corte Inglês, lançado há 5 anos pela equipa de Fialho de Oliveira.
Tivemos, na Sala Artur Portela, a exposição e homenagem a Miguel Serrano, em parceria com a Câmara Municipal de Moura, onde foram lançados livros sobre o nosso antigo associado e o jornal “A Planície”.
O que nos parece, de momento, é que será melhor procurar ideias, parcerias e patrocinadores para criar uma grelha de programação de eventos para 2010/2012.
Precisamos de assegurar continuidade às nossas iniciativas – uma das primeiras condições para darmos uma melhor visibilidade ao papel e às aspirações dos jornalistas.
 
Ensaio de comunicação
 
Estamos a melhorar a nossa comunicação com os associados, através dos contactos por email e carta e do relançamento do sítio na internet.
É um primeiro ensaio, na busca da forma certa e prática de ligar melhor aos associados à sua CI.
Sabemos, também, que uma boa parte da comunicação passa pelos contactos diários dos associados com os serviços da CI em Lisboa e no Porto.
Há uma tarefa em curso que visa melhorar esse tipo de comunicação: a formatação e simplificação de toda a informação disponível e de interesse para os associados.
Esperamos que, dentro de algum tempo, qualquer pergunta específica tenha sempre a mesma resposta – e na hora.
 
Oitenta dias depois
 
Os primeiros 80 dias na CI – temos agora 33 meses para consolidar o nosso projecto – permitiram-nos uma primeira análise do funcionamento e serviços da CI.
Este ponto de situação tem por base essa análise concreta, que nos ajudou, também, a alinhar prioridades para os próximos 6 meses:

• Solidificar rapidamente a situação dos activos financeiros da CI;
• Negociar e formalizar serviços complementares na Saúde e na Assistência;
• Recentrar os serviços da CI nas nossas prioridades;
• Criar, de forma sustentada, uma programação de eventos culturais para os próximos 3 anos;
• Criar uma matriz de comunicação mais amigável com os nossos associados.
   

Julgo, 80 dias depois, que tudo isto é possível. É obvio que há muito mais coisas para fazer – tratar da colecção de arte e da biblioteca, rentabilizar as instalações que temos.
Concretizar as prioridades e tratar de tudo o que interessa à CI e aos seus associados passa por conseguimos agregar a estas actividades mais associados e mais pessoas com o espírito do voluntariado, com o espírito do pró bono.
Se já somos uma grande equipa, os interesses da CI e dos seus associados requerem que tenhamos, também, uma equipa grande – e essa será, para mim, a prioridade das prioridades.
 
Afonso Rato
04 JUL 2009